簿格子

創立一個文件或是規定一套管理辦法是相當容易的，稍微扭扭腦袋、動動嘴巴、晃晃手指即可；但是實現一套完整的文件化管理是相當不容易的，這背後需要多少人去維護表單，需要多少人力去去整理、保存文件，而又如何讓這一切的過程不是空於表面，是具有實質上的管理作用？這個很難。

一個企業裡藏了多少的細節，透過一個完整的簽核流程的確在某些實質意義上是有幫助的，對於會簽最簡單地說法就是大家共同背書，出問題的時候大家都在上面就不會有什麼問題。但這種畫押式的方法確實讓人在簽名前會三思、會再去確認以維持一定的文件或運作環節的品質；以上前提是當這種表單每天只有個位數時，如果這種表單每天在你桌上超過十位數，簽名就會像是玩印章一樣。當沒有人去確認自己的環節有沒有問題，當所有人都忙碌到沒時間注意表單這種無聊的細節時，會簽的文件就只會成為一種共罪的證明，剩下的就是等問題發生(某個環節掉下來)的時候，大家開始數落誰的罪狀比較重，感覺比較小聲的那個人就畫上一記黑鍋。

不管是QMS或是CMMI，在一開始設立的宗旨上都是為了幫助企業更有效率地運作，而不是造成企業運作的負擔。在安排每個部門間所對應的流程，如果沒畫分好職權是很容易混淆彼此的視聽造成某塊的缺口；所以藉由白紙黑字的管理辦法要求各單位知道貴單位應負責的環節與需要交接別單位的環節，使得每個環節環環相扣成一個健壯的體系，並在每個環節建立review點去確認這個環結的狀況以快速找出bottleneck。
這樣的想法聽起來很正面也很容易，但不是自己想說我來寫一套管理辦法自己爽就可以，事實上就算你訂立了管理辦法要求各單位實行，規範都在那裡但會去看會做的人又在哪裡？大家都覺得這個不重要，卻又怕出問題釐不清責任而想建立標準的SOP，但是在實作面都想「方便」的走，當太多方便就會變成「隨便」，當太多隨便那些一行行的條文與一張張的文件就像是不斷印出的垃圾一般，浪費了樹木六年以上的年輪。

我總是認為，姑且不論企業的大或小，正視問題才是解決問題的辦法。
設計這些表單，不是壓著DL或是Manager去做些什麼或保證些什麼，而是透過這樣的過程去解決些什麼或是避免些什麼。流於形式的表單是沒有用的，要能提供正確訊息的圖表才是有用的(這才能幫助決策、才能檢視決策)；但請記住那些圖表是多少在背後維護那些看似無聊的表單所得出來的統計結果；而且訂定規定讓大家有所宗的目的與向心力很有關係，訂定辦法並不是讓大家藉由條文推來推去。

這些文件化的管理是為了幫助記憶不好的人類，對於每件事物作重點式的記錄與了解，知道過去、現在與未來，而不是造成記錄者的麻煩或是成為某人的犯罪證據。
文件化的管理是圖方便沒錯，但這個方便不是個人的方便而是整體企業的方便，這個記錄被有效的保存是為了能更精確地應變這快速變化的世界，更能藉由了解企業的過去去掌握企業的未來。
感覺我好像把平凡的表單說的很偉大，但是確實是如此...因為這些細節都沒有人有時間去整理、去歸納、去消化成一個能幫助企業的有效力量，這些文件只是年復一年地堆在牆角，再年復一年地進焚化廠或是紙類回收。如果真的所有包含RD、QA、SCM、Sales、PM、Factory等都能有效地找出過去經驗的參考點，而不是隨地亂撞撞出一條路在每個點上都利用 Try and Error進行決策性的思考，那或許大家能進步到另外一種層次。

透過文件化管理的本身，就耗費了大量的人力與時間；都是要消耗，為什麼不能讓更有意義的產出發揮作用，而是把這種最容易被忽略的小事更minimize？無用的浪費與多餘的事都是在耗損企業的體力，同樣削弱員工的生命力，所有良善的開始不一定會有善良的過程，但希望至少也要有個良善的結果吧！